Isolatie voor een betere toekomst

Informatie over gegevensbescherming

Verwerking van klantgegevens

 

We verbinden ons tot het beschermen van uw persoonsgegevens en voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVGB"), en we verwerken uw persoonsgegevens enkel op basis van wettelijke voorschriften of als de betrokkene een verklaring van instemming heeft gegeven.

 

In deze informatie over gegevensbescherming lichten we toe welke informatie (met inbegrip van persoonsgegevens) we verwerken met betrekking tot de zakelijke relatie tussen u en ons.

 

I. Wie staat in voor het verwerken van persoonsgegevens?

 

De beheerder die instaat voor de verwerking van persoonsgegevens is Ursa Benelux BBVA, postadres Pi-tantiestraat 127, 8792 Waregem-Desselgem. Enige verwijzing naar “wij” of “ons” in deze informatie over gegevensbescherming is een verwijzing naar de voornoemde entiteit.

 

Onze gegevensverwerkingsmedewerker is bereikbaar op de voornoemde wijzen of via priva-cy@ursa.com.

 

II. Welke gegevens verwerken we?

 

Voor de tenuitvoerlegging van onze zakelijke relaties moeten gegevens met betrekking tot onze klanten worden verwerkt. Als deze gegevens betrekking hebben op een natuurlijke persoon (bv. als u een zelfstandige handelaar bent en een zakelijke relatie met ons aangaat), worden ze als persoonsgegevens beschouwd. Ongeacht de rechtsvorm van onze contractpartners verwerken we gegevens met betrekking tot de contactpersonen die namens een klant optreden.

 

Gelieve deze informatie over gegevensbescherming ter beschikking te stellen van de personen in uw organisatie die betrokken zijn bij de zakelijke relatie met ons ("contactpersonen").

 

Basisgegevens: We verwerken bepaalde algemene gegevens met betrekking tot onze klanten en de contactpersonen, evenals de zakelijke relatie met ons, gezamenlijk “basisgegevens” genoemd. Onder basisgegevens vallen

  1. alle gegevens die ons bij het aangaan van een zakelijke relatie worden verschaft of die we van onze klanten of een contactpersoon vragen (bv. naam, adres en overige contactgegevens; en
  2. alle gegevens die we verzamelen en verwerken in verband met het aangaan van de zakelijke relatie (bv. de gegevens van de aangegane overeenkomsten);

Prestatiegegevens: We verwerken tijdens een zakelijke relatie verzamelde persoonsgegevens op een andere wijze dan basisgegevens louter bij te werken en dat noemen we “prestatiegegevens”. Onder prestatiegegevens vallen

  1. Gegevens met betrekking tot de tenuitvoerlegging van contractuele verplichtingen door onze klanten uit hoofde van de aangegane overeenkomsten;
  2. Gegevens met betrekking tot de tenuitvoerlegging van contractuele verplichtingen door ons uit hoofde van de aangegane overeenkomsten;
  3. Gegevens die door een klant of contactpersoon worden verschaft in de loop van onze zakelijke relatie, hetzij actief hetzij op verzoek; en
  4. persoonsgegevens die ons door onze klant, een contactpersoon of derden worden verschaft in de loop van onze zakelijke relatie;

Voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we aan de voornoemde basis- en prestatiegegevens persoonsgegevens toevoegen die door derden worden verschaft. Onder dergelijke gegevens kan informatie vallen met betrekking tot de commerciële status / beoordeling van onze klanten indien dit nodig is om financiële risico's te evalueren (bv. betalingsachterstanden).

 

III. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

 

  1. We verwerken basis-, prestatie- en gebruiksgegevens voor de tenuitvoerlegging van de contractuele relaties met onze klanten en voor precontractuele maatregelen uit hoofde van artikel 6 lid 1 b) AVGB. Ongeacht de rechtsvorm van onze klanten verwerken we basis- en prestatiegegevens met betrekking tot één of meerdere contactpersonen omwille van ons gerechtvaardigd belang in de tenuitvoerlegging van de zakelijke relatie uit hoofde van artikel 6 lid 1 f) AVGB.
  2. We kunnen basis-, prestatie- en gebruiksgegevens ook verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan we onderhevig zijn; deze verwerking is gebaseerd op artikel 6 lid 1 c) AVGB. Onder wettelijke verplichtingen kan met name vallen de verplichte bekendmaking van persoonsgegevens aan de belastingdienst en andere autoriteiten.
  3. Voor zover nodig verwerken we uw persoonsgegevens (naast verwerking voor de doeleinden van de zakelijke relatie of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) voor de doeleinden van onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van een derde uit hoofde van artikel 6 lid 1 f) AVGB. Onder gerechtvaardigde belangen kunnen vallen
    1. interne administratieprocessen voor klantgegevens op groepsniveau
    2. het indienen van of de verdediging tegen rechtsvorderingen
    3. de preventie en het onderzoek van misdrijven
    4. het handhaven van de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen
    5. het handhaven van de veiligheid van onze bedrijfsruimtes en infrastructuur
    6. het beheer en de verdere ontwikkeling van onze bedrijfsactiviteiten met inbegrip van risicobeheer
  4. Als we een natuurlijke persoon de mogelijkheid bieden om een verklaring van instemming met de verwerking van persoonsgegevens te doen, verwerken we de persoonsgegevens die onder de instemming vallen voor de in deze instemming vermelde doeleinden uit hoofde van artikel 6 lid 1 a) AVGB.

Gelieve er rekening mee te houden dat

  • de verklaring van instemming vrijwillig is;
  • het niet doen van een verklaring van instemming of het intrekken van een instemming niettemin gevolgen kan hebben en we u van dergelijke gevolgen op de hoogte zullen stellen voordat u de mogelijkheid krijgt om een verklaring van instemming te doen;
  • u uw instemming te allen tijde en met uitwerking voor de toekomst kunt intrekken, bv. door ons via gewone post, fax of e-mail een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming verstrekte contactgegevens.

 

IV. Is het verplicht om persoonsgegevens te verschaffen?

 

Het verschaffen van de in het bovenstaande punt II vermelde basis- en prestatiegegevens is nodig om een zakelijke relatie met ons aan te gaan en te onderhouden, tenzij anders aangegeven vóór of tijdens het verzamelen van de gegevens. Als u deze gegevens niet verschaft, kunnen we geen zakelijke relatie met u aangaan en onderhouden.

 

Als we aanvullende gegevens verzamelen, zullen we aangeven of het verstrekken van dergelijke informatie gebaseerd is op een wettelijke of contractuele verplichting of nodig is voor de tenuitvoerlegging van een overeenkomst. We geven doorgaans aan welke informatie vrijwillig kan worden verschaft en noch op een wettelijke of contractuele verplichting is gebaseerd noch nodig is voor de doeleinden van een overeenkomst.

 

V. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens?

 

Persoonsgegevens worden doorgaans binnen onze onderneming verwerkt. Afhankelijk van de categorieën persoonsgegevens krijgen enkel specifieke afdelingen / diensten toegang tot uw persoonsgegevens. Onder dergelijke diensten vallen met name de Afdeling Verkoop en – indien gegevens worden verwerkt via onze IT-infrastructuur – ook onze IT-afdeling. Op basis van een concept van rollen- / rechtenbeheer, blijft de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot de functies en het toepassingsgebied nodig voor het respectieve doel van de verwerking.

 

Indien en voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten onze onderneming. Onder dergelijke externe ontvangers kunnen vallen

  • aangesloten ondernemingen binnen de groep Xella;
  • dienstverleners die – uit hoofde van afzonderlijke overeenkomsten met ons – bepaalde diensten verlenen, mogelijk met inbegrip van het verwerken van persoonsgegevens, samen met goedgekeurde onderaannemers van onze dienstverleners;
  • privaat- of publiekrechtelijke instanties, voor zover we verplicht zijn uw persoonsgegevens over te dragen uit hoofde van een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn;

 

VI. Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

 

In de loop van onze zakelijke relatie maken we doorgaans geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (met inbegrip van profilering) in de zin van artikel 22 AVGB. Als we in de toekomst dergelijke processen toepassen, zullen de betrokkenen hiervan afzonderlijk op de hoogte gesteld worden in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften.

 

VII. Worden er gegevens overgedragen aan landen buiten de EU / de EER?

 

Persoonsgegevens worden enkel binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt; we hebben niet de bedoeling persoonsgegevens over te dragen aan andere landen ("derde landen").

 

VIII. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

 

Doorgaans bewaren we persoonsgegevens zolang we een gerechtvaardigd belang hebben in het bijhouden van dergelijke gegevens en prevaleren de belangen van de betrokkenen bij het afzien van verdere verwerking niet.

 

Zelfs zonder een gerechtvaardigd belang kunnen we de gegevens blijven bewaren als dit wettelijk verplicht is (bv. om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht). We wissen persoonsgegevens zelfs zonder dat de betrokkene iets onderneemt zodra hun verdere bewaring niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of anderszins werden verwerkt of indien hun verdere bewaring anderszins niet wettelijk is toegestaan.

 

In het algemeen worden basisgegevens en de aanvullende gegevens die worden verzameld in de loop van de zakelijke relatie minstens tot aan het einde van de respectieve zakelijke relatie bijgehouden. De gegevens worden in elk geval verwijderd als de doelen van de verzameling of verwerking zijn verwezenlijkt. Dit kan na de beëindiging van de zakelijke relatie met ons zijn. Indien persoonsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan een wettelijke verplichting, worden dergelijke gegevens bijgehouden tot aan het einde van de respectieve bewaringstermijn. Indien persoonsgegevens enkel worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke bewaringsplicht, wordt de toegang tot dergelijke gegevens doorgaans beperkt zodat de gegevens enkel toegankelijk zijn wanneer nodig om te voldoen aan de bewaringsplicht.

 

IX. Wat zijn de rechten van betrokkenen?

 

Een betrokkene kan

  • toegang tot zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 15 AVGB;
  • rechtzetting van onjuiste persoonsgegevens verzoeken, artikel 16 AVGB;
  • de verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 17 AVGB;
  • de beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 18 AVGB;
  • het recht tot gegevensportabiliteit uitoefenen, artikel 20 AVGB;
  • zich verzetten tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, artikel 21 AVGB;

 

De voornoemde rechten kunnen t.a.v. ons worden uitgeoefend, bv. door ons een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming verstrekte contactgegevens.

 

In het geval van verdere vragen, kan de betrokkene ook contact opnemen met onze gegevensbeschermingsmedewerker.

 

Bovendien heeft de betrokkene het recht om bij de bevoegde toezichthoudende instantie een klacht in te dienen met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens, artikel 77 AVGB.

 

* * *

​​​​