Ursa - Privacy Policy

Op deze pagina vindt u:

informatie over gegevensbescherming website
informatie over de verwerking van klantengegevens
informatie over de verwerking van gegevens van dienstverleners/leveranciers
informatie over de verwerking van gegevens voor marketing
informatie over de verwerking van gegevens van werknemers
informatie over de verwerking van gegevens van businesspartners

Informatie over gegevensbescherming Website

Website: www.ursa.be

We zijn blij dat u onze website bezoekt. We verbinden ons tot het beschermen van uw persoonsgegevens en voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVGB").

In deze informatie over gegevensbescherming lichten we toe welke informatie (met inbegrip van persoonsgegevens) we verwerken met betrekking uw bezoek en het gebruik van ons voornoemde digitale aanbod ("Website").

I. Wie staat in voor het verwerken van persoonsgegevens?

De beheerder die instaat voor de verwerking van persoonsgegevens is URSA Benelux bvba ( Pitantiestraat 127, 8792 Desselgem, T. +32 (0)56 73 84 84, E. ursa.be@ursa.com) Enige verwijzing naar “wij” of “ons” in deze informatie over gegevensbescherming is een verwijzing naar de voornoemde entiteit.

Onze gegevensverwerkingsmedewerker is bereikbaar op de voornoemde wijzen of via privacy@ursa.com.

II. Welke principes leven we na?

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming verwerken we uw persoonsgegevens enkel uit hoofde van een wettelijke toestemming of als u een verklaring van instemming hebt gedaan. Dit geldt ook voor het verwerken van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.

Op onze website kunnen we informatie verzamelen die ons niet in staat stelt om rechtstreekse conclusies over uw persoon te trekken. In bepaalde gevallen, vooral in combinatie met andere gegevens, kan deze informatie uit hoofde van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming niettemin worden beschouwd als “persoonsgegevens”. Bovendien kunnen we op onze website ook informatie verzamelen die ons niet in staat stelt u rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren; dit is het geval voor bijvoorbeeld samengevoegde informatie over alle gebruikers van onze website.

III. Welke gegevens verwerken we?

U kunt toegang verkrijgen tot onze Website zonder persoonsgegevens in te voeren (zoals uw naam, postadres of e-mailadres). Ook in dit geval moeten we bepaalde informatie verwerken om u toegang te kunnen verlenen tot onze Website. Bovendien gebruiken we bepaalde analysemethoden op onze website en hebben we geïntegreerde functies van derden ("sociale plug-ins").

1. Logbestanden:

Wanneer u onze website bezoekt, bewaart onze webserver automatisch het domeinnaam of IP-adres van de verzoekende computer (doorgaans een computer van uw internetprovider) met inbegrip van de datum, het uur en de duur van uw bezoek, de subpagina’s/URL’s die u bezoekt en informatie over de toepassing(en) en het (de) toestel(len) die u gebruikt om onze pagina’s te bekijken.

2. Cookies:

Om onze Website zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, gebruiken we net zoals andere websitebeheerders cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die in uw browser worden bewaard. Deze bestanden helpen ons bepaalde voorkeuren van onze bezoekers bij het surfen te identificeren en onze site dienovereenkomstig te ontwerpen. De meeste cookies die we gebruiken zijn sessiecookies. Deze worden automatisch verwijderd aan het einde van uw bezoek. Maar we gebruiken ook permanente cookies. Deze dienen om de gebruikersbegeleiding te verbeteren. Onze cookies verzamelen geen persoonsgegevens en zijn niet geschikt om u op websites van derden te identificeren. U kunt uw browser zodanig instellen dat u wordt geïnformeerd wanneer er cookies worden geplaatst zodat het gebruik van cookies voor u transparant is. In principe kunt u via de instellingen van uw browser de aanvaarding van cookies weigeren. Dit kan echter betekenen dat u mogelijk niet alle functies van de website kunt gebruiken.

3. Websiteanalyse via Google Analytics:

We gebruiken Google Analytics op onze website, een webanalysedienst van Google Inc, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google"), om onze website voortdurend te verbeteren. Google Analytics gebruikt cookies die op uw computer worden bewaard en het mogelijk maken het gebruik van de website te analyseren. De door de cookies verzamelde informatie over uw gebruik van onze website wordt doorgaans naar een server van Google in Europa (of in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte) gestuurd om het IP-adres anoniem te maken zodat persoonlijke verwijzingen worden uitgesloten. Enkel na het anoniem maken van het IP-adres wordt het verkorte IP-adres overgedragen naar een server van Google in de VS en daar bewaard. Enkel in uitzonderlijke gevallen wordt het volledige IP-adres overgedragen naar een server van Google in de VS en daar verkort. Onze website gebruikt Google Analytics met een extensie om IP-adressen anoniem te verzamelen (de zogeheten IP-masking). Google gebruikt de verzamelde informatie namens ons om uw gebruik van de website te evalueren, verslagen over de websiteactiviteit op te stellen en ons andere diensten te verlenen met betrekking tot het gebruik van de website. Het door uw browser via Google Analytics overgebrachte IP-adres wordt niet gecombineerd met andere gegevens van Google. U kunt het gebruik van cookies weigeren door de overeenkomstige browserinstellingen te selecteren. We willen er echter wel op wijzen dat u in dat geval mogelijk niet alle functies van onze website kunt gebruiken. U kunt ook voorkomen dat Google de door de cookies gegenereerde gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website (m.i.v. uw IP-adres) verzamelt en verwerkt door de browser plug-in te downloaden via de onderstaande link: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en. Een opt-out-cookie wordt ingesteld om te voorkomen dat uw gegevens nog worden verzameld wanneer u onze website in de toekomst bezoekt. Nadere informatie over gegevensbescherming bij Google Analytics is te vinden op support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=nl

U kunt ook de onderstaande link gebruiken om te voorkomen dat gegevens naar Google worden verzonden of door Google worden verwerkt:
Klik hier om af te melden >

4. Facebook Sociale Plug-in:

We hebben een knop van het sociale netwerk Facebook (1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA - www.facebook.com) aan onze website toegevoegd. U kunt de Facebook-knoppen herkennen aan het Facebook-logo of de “Vind ik leuk”-knop.

Als beheerder van onze website zijn we niet op de hoogte van de inhoud van de overgebrachte gegevens of het gebruik ervan door Facebook. We weten niet wanneer u op welke knop hebt geklikt. Gelieve voor nadere informatie over de manier waarop Facebook uw informatie gebruikt, het Privacybeleid van Facebook te raadplegen: www.facebook.com/about/basics/privacy-principles

5. Youtube Sociale Plug-in:

We hebben een knop van het sociale netwerk Youtube (YouTube, LLC, 901 Cherry Ave. San Bruno, CA 94066 USA- youtube.com) aan onze website toegevoegd. U kunt de Youtube-knoppen herkennen aan het Youtube-logo.

Als beheerder van onze website zijn we niet op de hoogte van de inhoud van de overgebrachte gegevens of het gebruik ervan door Youtube. We weten niet wanneer u op welke knop hebt geklikt. Gelieve voor nadere informatie over de manier waarop Youtube uw informatie gebruikt, het Privacybeleid van Youtube te raadplegen: www.youtube.com/static?template=privacy_guidelines

6. Informatie- en raadplegingsopties

We voorzien uiteenlopende informatie- en raadplegingsopties via het contactformulier op onze Website. Afhankelijk van de door u gekozen optie verwerken we verschillende persoonsgegevens:

Contact

Als u via een van de op onze website vermelde kanalen contact met ons opneemt, verwerken we alle in uw bericht vervatte en door u verstrekte persoonsgegevens om uw verzoek te behandelen en te beantwoorden.

Informatie via post / e-mail

Als u hebt verzocht informatiemateriaal op te sturen, verwerken we de gegevens die u in het contactformulier verschaft, namelijk minstens uw voornaam en familienaam en de gegevens van het door u gekozen contactkanaal (post en/of e-mail), voor de eenmalige verzending van het door u verzochte materiaal.

Telefonische raadpleging

Als u telefonische raadpleging hebt verzocht, verwerken we de gegevens die u in het contactformulier verschaft, namelijk minstens uw voornaam en familienaam en uw telefoonnummer, om u telefonisch de gewenste raadpleging te kunnen aanbieden.

Persoonlijke raadpleging

Als u persoonlijke raadpleging hebt verzocht, verwerken we de gegevens die u in het contactformulier verschaft, namelijk minstens uw voornaam en familienaam en uw telefoonnummer en/of e-mailadres, om contact met u op te nemen om een persoonlijke raadplegingsafspraak vast te leggen.

E-mail nieuwsbrief

Als u zich hebt ingeschreven voor onze e-mail nieuwsbrief, verwerken we de gegevens die u in het contactformulier verschaft, namelijk minstens uw voornaam en familienaam en uw e-mailadres, om u onze e-mail nieuwsbrief te sturen.

Bovendien gebruiken we de overige informatie die u in het contactformulier verschaft (zoals informatie over uw activiteit of interessegebied) om u aan uw interesses aangepaste informatie te sturen. We analyseren tevens de bij het afleveren en ophalen van deze e-mails gegenereerde gegevens in samengevoegde vorm (afleveringspercentage, openingspercentage, klikpercentages, omzettingspercentage, uitschrijvingspercentage, weigeringspercentage) om het succes en het gebruik van de e-mails te analyseren. Anderzijds evalueren we ook de gegenereerde gegevens wanneer u toegang verkrijgt tot en gebruik maakt van deze e-mails (uur van opening, geklikte hyperlinks, gedownloade documenten) om u op basis hiervan in toekomstige e-mail-nieuwsbrieven gepersonaliseerde informatie te verschaffen die het meest rekening houdt met uw interesses en behoeften

IV. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

1. We verwerken persoonsgegevens die mogelijk zijn opgenomen in logbestanden om u in de gelegenheid te stellen onze website te gebruiken; deze verwerking is gebaseerd op artikel 6 lid 1 f) AVGB voor de doeleinden van ons gerechtvaardigde belang in het beheren van onze website.

2. Persoonsgegevens voor de behandeling van een van uw verzoeken via een van de op onze website vermelde kanalen, worden in elk geval verwerkt voor de doeleinden van ons rechtmatig belang bij het vestigen en onderhouden van zakelijke contacten op basis van Artikel 6 (1) f) AVG. Als uw verzoek betrekking heeft tot het aangaan van een contract of precontractuele maatregelen, worden uw persoonsgegevens verwerkt op basis van Artikel 6 (1) b) AVG.

3. We verwerken de via cookies verzamelde gegevens en gepseudonimiseerde gebruikersprofielen om aan direct marketing en marktonderzoek te doen en onze digitale aanbiedingen verder te ontwikkelen in functie van de gebruikersbehoeften op basis van artikel 6 lid 1 f) AVGB voor de doeleinden van ons gerechtvaardigde belang in het analyseren van het gebruik van onze website.

4. We verwerken de verschafte gegevens om onze informatie- en raadplegingsopties te gebruiken om u de geselecteerde optie te bezorgen en, als u ervoor hebt gekozen u in te schrijven voor onze e-mail-nieuwsbrief, om u te kunnen inschrijven en u de e-mail-nieuwsbrief te bezorgen. We verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw instemming en in overeenstemming met Artikel 6 (1) AVGB. Gelieve er rekening mee te houden dat u uw instemming te allen tijde, zonder opgave van redenen en met uitwerking voor de toekomst, kunt intrekken door gewoon contact met ons op te nemen via de contactkanalen op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming. U vindt ook in elke e-mail een link om zich uit te schrijven.

5. We kunnen de met betrekking tot uw gebruik van onze website verwerkte gegevens ook verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan we onderhevig zijn; deze verwerking is gebaseerd op artikel 6 lid 1 c) AVGB

6. Voor zover nodig verwerken we uw persoonsgegevens (naast de verwerking voor de doeleinden van de arbeidsrelatie of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) voor de doeleinden van onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van een derde uit hoofde van artikel 6 lid 1 f) AVGB.

Onder gerechtvaardigde belangen vallen:

[het indienen van of de verdediging tegen rechtsvorderingen]
[de preventie en het onderzoek van misdrijven]
[het beheer en de verdere ontwikkeling van onze bedrijfsactiviteiten met inbegrip van risicobeheer] [en]

V. Bent u verplicht om gegevens te verschaffen?

De nodige informatie voor inschrijving op onze nieuwsbrief, het verschaffen van inlichtingen en advies, is aangeduid als verplichte informatie in het overeenkomstige deel van de website (bv. een online formulier); als u deze verplichte informatie niet verschaft, kunnen we u niet in staat stellen de respectieve functies te gebruiken.

Als we aanvullende gegevens van u verzamelen, zullen we u op de hoogte stellen als het verstrekken van dergelijke informatie gebaseerd is op een wettelijke of contractuele verplichting, of als ze nodig is voor de tenuitvoerlegging van een overeenkomst. We geven doorgaans aan welke informatie vrijwillig kan worden verschaft en noch op een wettelijke of contractuele verplichting is gebaseerd, noch nodig is voor de doeleinden van een overeenkomst.

VI. Wie verkrijgt of heeft toegang tot uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden doorgaans verwerkt binnen onze onderneming. Afhankelijk van de categorieën persoonsgegevens krijgen enkel specifieke afdelingen / diensten toegang tot uw persoonsgegevens. Onder dergelijke diensten vallen met name de afdelingen die instaan voor onze digitale aanbiedingen (bv. Websites) zoals de marketing afdeling, customer service en onze IT- afdeling. Op basis van een concept van rollen- / rechtenbeheer, blijft de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot de functies en het toepassingsgebied nodig voor het respectieve doel van de verwerking.

Indien en voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten onze onderneming. Onder dergelijke externe ontvangers vallen:

dienstverleners die – uit hoofde van afzonderlijke overeenkomsten met ons – bepaalde diensten verlenen, mogelijk met inbegrip van het verwerken van persoonsgegevens, samen met goedgekeurde onderaannemers van onze dienstverleners;
privaat- of publiekrechtelijke instanties, voor zover we verplicht zijn uw persoonsgegevens over te dragen uit hoofde van een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn;

VII. Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

Wat betreft het beheer van onze websites maken we doorgaans geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (met inbegrip van profilering) in de zin van artikel 22 AVGB. Als we in de toekomst dergelijke processen toepassen, zullen we u afzonderlijk op de hoogte stellen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften.

VIII. Worden gegevens overgedragen aan landen buiten de EU / de EER?

Persoonsgegevens worden doorgaans binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt; we hebben niet de bedoeling persoonsgegevens over te dragen aan andere landen.

Enkel wat betreft het gebruik van dienstverleners om webanalysediensten te verlenen, kan informatie worden overgedragen aan ontvangers in zogeheten “derde landen”. "Derde landen" zijn landen buiten de Europese Unie of de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte die niet noodzakelijk een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming waarborgen met dat in de Europese Unie.

Als de overgebrachte informatie persoonsgegevens bevat, zorgen we vóór een dergelijke overdracht dat het nodige en gepaste niveau van gegevensbescherming gewaarborgd is in het respectieve derde land of bij de ontvanger in het derde land. Dit kan in het bijzonder leiden tot een zogeheten "toereikendheidsresolutie" van de Europese Commissie waarbij het beschermingsniveau van een bepaald derde land als geheel passend wordt verklaard. We kunnen de gegevensoverdracht ook baseren op de zogeheten “EU-modelcontractclausules” die zijn overeengekomen met een ontvanger of, in het geval van ontvangers in de VS, op de naleving van de principes van het zogeheten “EU-VS-privacyschild”. We bezorgen u op verzoek graag nadere informatie over de gepaste garanties om een gepast niveau van gegevensbescherming te handhaven; de contactgegevens zijn te vinden aan het begin van deze informatie over gegevensbescherming. Informatie over de entiteiten die onder het EU-VS-privacyschild vallen, is ook te vinden op www.privacyshield.gov/list.

IX. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Doorgaans bewaren we persoonsgegevens zolang we een gerechtvaardigd belang hebben in het bijhouden van dergelijke gegevens en prevaleren de belangen van de betrokkenen bij het afzien van verdere verwerking niet. Zelfs zonder een gerechtvaardigd belang kunnen we de gegevens blijven bewaren als dit wettelijk verplicht is (bv. om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht). We wissen zelfs persoonsgegevens zonder dat de betrokkene iets onderneemt zodra hun verdere bewaring niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of anderszins werden verwerkt, of indien hun verdere bewaring anderszins niet toegestaan is door de wet.

Wat betreft de voornoemde verwerking, worden

de loggegevens doorgaans binnen de zeven dagen verwijderd, als hun verdere bewaring niet vereist is voor wettelijke doeleinden, zoals het vaststellen van misbruik en het vaststellen en rechtzetten van technische storingen;
de naar aanleiding van een online bestelling verwerkte gegevens doorgaans na de einddatum van de wettelijke bewaringstermijn verwijderd; en
de naar aanleiding van een registratie als gebruiker of het aanmaken van een klantaccount verwerkte gegevens doorgaans na de voltooiing van de registratie of de verwijdering van de klantaccount verwijderd.

Indien persoonsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan een wettelijke verplichting, worden dergelijke gegevens bijgehouden tot aan het einde van de respectieve bewaringstermijn. Indien persoonsgegevens enkel worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke bewaringsplicht, wordt de toegang tot dergelijke gegevens doorgaans beperkt zodat de gegevens enkel toegankelijk zijn wanneer dit nodig is om aan de bewaringsplicht te voldoen.

X. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Als betrokkene kunt u

toegang tot uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 15 AVGB;
rechtzetting van onjuiste persoonsgegevens verzoeken, artikel 16 AVGB;
de verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 17 AVGB;
de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 18 AVGB;
uw recht tot gegevensportabiliteit uitoefenen, artikel 20 AVGB;
u verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, artikel 21 AVGB;

De voornoemde rechten kunnen t.a.v. ons worden uitgeoefend, bv. door ons een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming verstrekte contactgegevens.

In het geval van verdere vragen, kunt u ook contact opnemen met onze gegevensbeschermingscoördinator door een e-mail te sturen naar privacy@ursa.com.

Bovendien hebt u het recht om bij de bevoegde toezichthoudende instantie een klacht in te dienen met betrekking tot de behandeling van uw persoonsgegevens, artikel 77 AVGB

Verwerking van klantgegevens

We verbinden ons tot het beschermen van uw persoonsgegevens en voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVGB"), en we verwerken uw persoonsgegevens enkel op basis van wettelijke voorschriften of als de betrokkene een verklaring van instemming heeft gegeven.

In deze informatie over gegevensbescherming lichten we toe welke informatie (met inbegrip van persoonsgegevens) we verwerken met betrekking tot de zakelijke relatie tussen u en ons.

I. Wie staat in voor het verwerken van persoonsgegevens?

De beheerder die instaat voor de verwerking van persoonsgegevens is Ursa Benelux BBVA, postadres Pi-tantiestraat 127, 8792 Waregem-Desselgem. Enige verwijzing naar “wij” of “ons” in deze informatie over gegevensbescherming is een verwijzing naar de voornoemde entiteit.

Onze gegevensverwerkingsmedewerker is bereikbaar op de voornoemde wijzen of via priva-cy@ursa.com.

II. Welke gegevens verwerken we?

Voor de tenuitvoerlegging van onze zakelijke relaties moeten gegevens met betrekking tot onze klanten worden verwerkt. Als deze gegevens betrekking hebben op een natuurlijke persoon (bv. als u een zelfstandige handelaar bent en een zakelijke relatie met ons aangaat), worden ze als persoonsgegevens beschouwd. Ongeacht de rechtsvorm van onze contractpartners verwerken we gegevens met betrekking tot de contactpersonen die namens een klant optreden.

Gelieve deze informatie over gegevensbescherming ter beschikking te stellen van de personen in uw organisatie die betrokken zijn bij de zakelijke relatie met ons ("contactpersonen").

Basisgegevens: We verwerken bepaalde algemene gegevens met betrekking tot onze klanten en de contactpersonen, evenals de zakelijke relatie met ons, gezamenlijk “basisgegevens” genoemd. Onder basisgegevens vallen

1. alle gegevens die ons bij het aangaan van een zakelijke relatie worden verschaft of die we van onze klanten of een contactpersoon vragen (bv. naam, adres en overige contactgegevens; en

2. alle gegevens die we verzamelen en verwerken in verband met het aangaan van de zakelijke relatie (bv. de gegevens van de aangegane overeenkomsten);

Prestatiegegevens: We verwerken tijdens een zakelijke relatie verzamelde persoonsgegevens op een andere wijze dan basisgegevens louter bij te werken en dat noemen we “prestatiegegevens”. Onder prestatiegegevens vallen

1. Gegevens met betrekking tot de tenuitvoerlegging van contractuele verplichtingen door onze klanten uit hoofde van de aangegane overeenkomsten;

2. Gegevens met betrekking tot de tenuitvoerlegging van contractuele verplichtingen door ons uit hoofde van de aangegane overeenkomsten;

3. Gegevens die door een klant of contactpersoon worden verschaft in de loop van onze zakelijke relatie, hetzij actief hetzij op verzoek; en

4. persoonsgegevens die ons door onze klant, een contactpersoon of derden worden verschaft in de loop van onze zakelijke relatie;

Voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we aan de voornoemde basis- en prestatiegegevens persoonsgegevens toevoegen die door derden worden verschaft. Onder dergelijke gegevens kan informatie vallen met betrekking tot de commerciële status / beoordeling van onze klanten indien dit nodig is om financiële risico's te evalueren (bv. betalingsachterstanden).

III. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

1. We verwerken basis-, prestatie- en gebruiksgegevens voor de tenuitvoerlegging van de contractuele relaties met onze klanten en voor precontractuele maatregelen uit hoofde van artikel 6 lid 1 b) AVGB. Ongeacht de rechtsvorm van onze klanten verwerken we basis- en prestatiegegevens met betrekking tot één of meerdere contactpersonen omwille van ons gerechtvaardigd belang in de tenuitvoerlegging van de zakelijke relatie uit hoofde van artikel 6 lid 1 f) AVGB.

2. We kunnen basis-, prestatie- en gebruiksgegevens ook verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan we onderhevig zijn; deze verwerking is gebaseerd op artikel 6 lid 1 c) AVGB. Onder wettelijke verplichtingen kan met name vallen de verplichte bekendmaking van persoonsgegevens aan de belastingdienst en andere autoriteiten.

3. Voor zover nodig verwerken we uw persoonsgegevens (naast verwerking voor de doeleinden van de zakelijke relatie of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) voor de doeleinden van onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van een derde uit hoofde van artikel 6 lid 1 f) AVGB. Onder gerechtvaardigde belangen kunnen vallen

1. interne administratieprocessen voor klantgegevens op groepsniveau

2. het indienen van of de verdediging tegen rechtsvorderingen

3. de preventie en het onderzoek van misdrijven

4. het handhaven van de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen

5. het handhaven van de veiligheid van onze bedrijfsruimtes en infrastructuur

6. het beheer en de verdere ontwikkeling van onze bedrijfsactiviteiten met inbegrip van risicobeheer

4. Als we een natuurlijke persoon de mogelijkheid bieden om een verklaring van instemming met de verwerking van persoonsgegevens te doen, verwerken we de persoonsgegevens die onder de instemming vallen voor de in deze instemming vermelde doeleinden uit hoofde van artikel 6 lid 1 a) AVGB.

Gelieve er rekening mee te houden dat

de verklaring van instemming vrijwillig is;
het niet doen van een verklaring van instemming of het intrekken van een instemming niettemin gevolgen kan hebben en we u van dergelijke gevolgen op de hoogte zullen stellen voordat u de mogelijkheid krijgt om een verklaring van instemming te doen;
u uw instemming te allen tijde en met uitwerking voor de toekomst kunt intrekken, bv. door ons via gewone post, fax of e-mail een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming verstrekte contactgegevens.

IV. Is het verplicht om persoonsgegevens te verschaffen?

Het verschaffen van de in het bovenstaande punt II vermelde basis- en prestatiegegevens is nodig om een zakelijke relatie met ons aan te gaan en te onderhouden, tenzij anders aangegeven vóór of tijdens het verzamelen van de gegevens. Als u deze gegevens niet verschaft, kunnen we geen zakelijke relatie met u aangaan en onderhouden.

Als we aanvullende gegevens verzamelen, zullen we aangeven of het verstrekken van dergelijke informatie gebaseerd is op een wettelijke of contractuele verplichting of nodig is voor de tenuitvoerlegging van een overeenkomst. We geven doorgaans aan welke informatie vrijwillig kan worden verschaft en noch op een wettelijke of contractuele verplichting is gebaseerd noch nodig is voor de doeleinden van een overeenkomst.

V. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden doorgaans binnen onze onderneming verwerkt. Afhankelijk van de categorieën persoonsgegevens krijgen enkel specifieke afdelingen / diensten toegang tot uw persoonsgegevens. Onder dergelijke diensten vallen met name de Afdeling Verkoop en – indien gegevens worden verwerkt via onze IT-infrastructuur – ook onze IT-afdeling. Op basis van een concept van rollen- / rechtenbeheer, blijft de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot de functies en het toepassingsgebied nodig voor het respectieve doel van de verwerking.

Indien en voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten onze onderneming. Onder dergelijke externe ontvangers kunnen vallen

aangesloten ondernemingen binnen de groep Xella;
dienstverleners die – uit hoofde van afzonderlijke overeenkomsten met ons – bepaalde diensten verlenen, mogelijk met inbegrip van het verwerken van persoonsgegevens, samen met goedgekeurde onderaannemers van onze dienstverleners;
privaat- of publiekrechtelijke instanties, voor zover we verplicht zijn uw persoonsgegevens over te dragen uit hoofde van een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn;

VI. Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

In de loop van onze zakelijke relatie maken we doorgaans geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (met inbegrip van profilering) in de zin van artikel 22 AVGB. Als we in de toekomst dergelijke processen toepassen, zullen de betrokkenen hiervan afzonderlijk op de hoogte gesteld worden in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften.

VII. Worden er gegevens overgedragen aan landen buiten de EU / de EER?

Persoonsgegevens worden enkel binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt; we hebben niet de bedoeling persoonsgegevens over te dragen aan andere landen ("derde landen").

VIII. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Zelfs zonder een gerechtvaardigd belang kunnen we de gegevens blijven bewaren als dit wettelijk verplicht is (bv. om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht). We wissen persoonsgegevens zelfs zonder dat de betrokkene iets onderneemt zodra hun verdere bewaring niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of anderszins werden verwerkt of indien hun verdere bewaring anderszins niet wettelijk is toegestaan.

In het algemeen worden basisgegevens en de aanvullende gegevens die worden verzameld in de loop van de zakelijke relatie minstens tot aan het einde van de respectieve zakelijke relatie bijgehouden. De gegevens worden in elk geval verwijderd als de doelen van de verzameling of verwerking zijn verwezenlijkt. Dit kan na de beëindiging van de zakelijke relatie met ons zijn. Indien persoonsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan een wettelijke verplichting, worden dergelijke gegevens bijgehouden tot aan het einde van de respectieve bewaringstermijn. Indien persoonsgegevens enkel worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke bewaringsplicht, wordt de toegang tot dergelijke gegevens doorgaans beperkt zodat de gegevens enkel toegankelijk zijn wanneer nodig om te voldoen aan de bewaringsplicht.

IX. Wat zijn de rechten van betrokkenen?

Een betrokkene kan

toegang tot zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 15 AVGB;
rechtzetting van onjuiste persoonsgegevens verzoeken, artikel 16 AVGB;
de verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 17 AVGB;
de beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 18 AVGB;
het recht tot gegevensportabiliteit uitoefenen, artikel 20 AVGB;
zich verzetten tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, artikel 21 AVGB

In het geval van verdere vragen, kan de betrokkene ook contact opnemen met onze gegevensbeschermingsmedewerker.

Bovendien heeft de betrokkene het recht om bij de bevoegde toezichthoudende instantie een klacht in te dienen met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens, artikel 77 AVGB.

Verwerking van gegevens van Dienstverleners / Leveranciers

In deze informatie over gegevensbescherming lichten we toe welke informatie (met inbegrip van persoonsgegevens) we verwerken met betrekking tot de zakelijke relatie tussen u en ons.

I. Wie staat in voor het verwerken van persoonsgegevens?

De beheerder die instaat voor de verwerking van persoonsgegevens is Ursa Benelux BBVA, postadres Pitantiestraat 127, 8792 Waregem-Desselgem. Enige verwijzing naar “wij” of “ons” in deze informatie over gegevensbescherming is een verwijzing naar de voornoemde entiteit.

Onze gegevensverwerkingsmedewerker is bereikbaar op de voornoemde wijzen of via privacy@ursa.com.

II. Welke gegevens verwerken we?

Gelieve deze informatie over gegevensbescherming ter beschikking te stellen van de personen in uw organisatie die betrokken zijn bij de zakelijke relatie met ons ("contactpersonen").

1. alle gegevens die ons bij het aangaan van een zakelijke relatie worden verschaft of die we van onze klanten of een contactpersoon vragen (bv. naam, adres en overige contactgegevens; en

2. alle gegevens die we verzamelen en verwerken in verband met het aangaan van de zakelijke relatie (bv. de gegevens van de aangegane overeenkomsten);

1. Gegevens met betrekking tot de tenuitvoerlegging van contractuele verplichtingen door onze klanten uit hoofde van de aangegane overeenkomsten;

2. Gegevens met betrekking tot de tenuitvoerlegging van contractuele verplichtingen door ons uit hoofde van de aangegane overeenkomsten;

3. Gegevens die door een klant of contactpersoon worden verschaft in de loop van onze zakelijke relatie, hetzij actief hetzij op verzoek; en

4. Persoonsgegevens die ons door onze klant, een contactpersoon of derden worden verschaft in de loop van onze zakelijke relatie;

III. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

1. interne administratieprocessen voor klantgegevens op groepsniveau

2. het indienen van of de verdediging tegen rechtsvorderingen

3. de preventie en het onderzoek van misdrijven

4. het handhaven van de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen

5. het handhaven van de veiligheid van onze bedrijfsruimtes en infrastructuur

6. het beheer en de verdere ontwikkeling van onze bedrijfsactiviteiten met inbegrip van risicobeheer

Gelieve er rekening mee te houden dat

de verklaring van instemming vrijwillig is;
het niet doen van een verklaring van instemming of het intrekken van een instemming niettemin gevolgen kan hebben en we u van dergelijke gevolgen op de hoogte zullen stellen voordat u de mogelijkheid krijgt om een verklaring van instemming te doen;
u uw instemming te allen tijde en met uitwerking voor de toekomst kunt intrekken, bv. door ons via gewone post, fax of e-mail een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming verstrekte contactgegevens.

IV. Is het verplicht om persoonsgegevens te verschaffen?

V. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden doorgaans binnen onze onderneming verwerkt. Afhankelijk van de categorieën persoonsgegevens krijgen enkel specifieke afdelingen / diensten toegang tot uw persoonsgegevens. Onder dergelijke diensten vallen met name de Afdeling Inkoop en – indien gegevens worden verwerkt via onze IT-infrastructuur – ook onze IT-afdeling. Op basis van een concept van rollen- / rechtenbeheer, blijft de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot de functies en het toepassingsgebied nodig voor het respectieve doel van de verwerking.

Indien en voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten onze onderneming. Onder dergelijke externe ontvangers kunnen vallen

aangesloten ondernemingen binnen de groep Xella;
dienstverleners die – uit hoofde van afzonderlijke overeenkomsten met ons – bepaalde diensten verlenen, mogelijk met inbegrip van het verwerken van persoonsgegevens, samen met goedgekeurde onderaannemers van onze dienstverleners;
privaat- of publiekrechtelijke instanties, voor zover we verplicht zijn uw persoonsgegevens over te dragen uit hoofde van een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn;

VI. Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

VII. Worden er gegevens overgedragen aan landen buiten de EU / de EER?

Persoonsgegevens worden enkel binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt; we hebben niet de bedoeling persoonsgegevens over te dragen aan andere landen ("derde landen").

VIII. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

IX. Wat zijn de rechten van betrokkenen?

Een betrokkene kan

toegang tot zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 15 AVGB;
rechtzetting van onjuiste persoonsgegevens verzoeken, artikel 16 AVGB;
de verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 17 AVGB;
de beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 18 AVGB;
het recht tot gegevensportabiliteit uitoefenen, artikel 20 AVGB;
zich verzetten tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, artikel 21 AVGB;

In het geval van verdere vragen, kan de betrokkene ook contact opnemen met onze gegevensbeschermingsmedewerker.

Bovendien heeft de betrokkene het recht om bij de bevoegde toezichthoudende instantie een klacht in te dienen met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens, artikel 77 AVGB.

Informatie over gegevensbescherming in het kader van marketing

In deze informatie over gegevensbescherming verschaffen wij u de verplichte informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wat betreft deze verwerking voldoen we aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVGB").

I. Wie staat in voor het verwerken van persoonsgegevens?

De beheerder die instaat voor de verwerking van persoonsgegevens is URSA Benelux bvba , Pitantiestraat 127, 8792 Desselgem, 056 73 84 84, ursa.be@ursa.com. Enige verwijzing naar “wij” of “ons” in deze informatie over gegevensbescherming is een verwijzing naar de voornoemde entiteit.

Onze gegevensverwerkingscoördinator is bereikbaar op de voornoemde wijzen of via privacy@ursa.com.

II. Welke gegevens verwerken we? Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

We houden u graag op de hoogte van onze producten, diensten, aanbiedingen en promoties. Hiertoe bieden we u de mogelijkheid te kiezen tussen verschillende contactkanalen wanneer u uw instemming geeft.

Afhankelijk van uw keuze van één of meerdere contactkanalen, verwerken we de nodige gegevens die u verschaft via het contactformulier, met name minstens uw voornaam en familienaam en de gegevens van het contactkanaal (post, e-mail, telefoon, SMS) van uw keuze.

We verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw instemming en in overeenstemming met Artikel 6 (1) AVGB.

III. Is het verplicht om persoonsgegevens te verschaffen? Kan ik mijn instemming intrekken?

U geeft instemming en kiest uw contactkanaal louter op vrijwillige basis. U bent bijgevolg niet verplicht om persoonsgegevens te verschaffen. Om u de informatie via het gewenste contactkanaal te kunnen sturen, hebben we de in het contactformulier als verplichte velden aangeduide gegevens nodig.

U kunt uw instemming te allen tijde, zonder opgave van redenen en met uitwerking voor de toekomst intrekken door gewoon contact met ons opnemen. U vindt ook in elke e-mail een link om zich uit te schrijven.

IV. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens?

We verkopen uw e-mailadres of andere contactgegevens nooit aan derden. De gegevens worden enkel overgedragen als dit nodig is om u onze informatie te sturen. In deze context kunnen we ook externe dienstverleners en andere ondernemingen van de groep inschakelen, rekening houdend met de wettelijke voorschriften.

We delen uw informatie enkel met de volgende categorieën ontvangers om de informatie op te stellen en naar u te sturen:

Dienstverleners binnen onze ondernemingengroep (bv. om statistische analyses en technisch onderhoud voor onze systemen te verzorgen).
Externe dienstverleners die namens ons en uit hoofde van een afzonderlijke overeenkomst diensten verlenen, zoals het verzamelen van uw gegevens, het hosten van onze websites, het onderhouden van ons callcenter, het versturen van e-mails of schriftelijke informatie of het verlenen van persoonlijk advies.

Bovendien kunnen we gegevens overdragen aan andere ontvangers (bv. overheidsdiensten) voor zover we verplicht zijn uw persoonsgegevens over te dragen uit hoofde van een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn

V. Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

In de loop van onze direct marketing-activiteiten maken we doorgaans geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (met inbegrip van profilering) in de zin van artikel 22 AVGB. Als we in de toekomst dergelijke processen toepassen, zullen de betrokkenen hiervan afzonderlijk op de hoogte gesteld worden in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften.

VI. Worden er gegevens overgedragen aan landen buiten de EU / de EER?

Persoonsgegevens worden enkel binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt; we hebben niet de bedoeling persoonsgegevens over te dragen aan andere landen.

VII. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Doorgaans bewaren we persoonsgegevens zolang we een gerechtvaardigd belang hebben in het bijhouden van dergelijke gegevens en prevaleren de belangen van de betrokkenen bij het afzien van verdere verwerking niet. Zelfs zonder een gerechtvaardigd belang kunnen we de gegevens blijven bewaren als dit wettelijk verplicht is (bv. om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht). We wissen zelfs persoonsgegevens zonder dat de betrokkene iets onderneemt zodra hun verdere bewaring niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of anderszins werden verwerkt, of indien hun verdere bewaring anderszins niet wettelijk is toegestaan.
Wat betreft de voornoemde verwerking bewaren we uw persoonsgegevens zolang u uw instemming niet hebt ingetrokken of op andere wijze hebt aangegeven dat u geen verdere informatie van ons wenst te ontvangen. Ook in dat geval bewaren we uw contactgegevens om te waarborgen dat er geen contact met u wordt opgenomen na intrekking of verzet (zogeheten zwarte lijst).
Indien persoonsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan een wettelijke verplichting, worden dergelijke gegevens bijgehouden tot aan het einde van de respectieve bewaringstermijn. Indien persoonsgegevens enkel worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke bewaringsplicht, wordt de toegang tot dergelijke gegevens doorgaans beperkt zodat de gegevens enkel toegankelijk zijn wanneer nodig om te voldoen aan de bewaringsplicht.

Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Als betrokkene kunt u

toegang tot uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 15 AVGB;
rechtzetting van onjuiste persoonsgegevens verzoeken, artikel 16 AVGB;
de verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 17 AVGB;
de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 18 AVGB;
het recht tot gegevensportabiliteit uitoefenen, artikel 20 AVGB;
u verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, artikel 21 AVGB;

In het geval van verdere vragen, kunt u ook contact opnemen met onze gegevensbeschermingscoördinator door een e-mail te sturen naar: privacy@ursa.com.

Bovendien heeft de betrokkene het recht om bij de bevoegde toezichthoudende instantie een klacht in te dienen met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens, artikel 77 AVGB

Verwerking van gegevens van zakelijke partners

We verbinden ons tot het beschermen van uw persoonsgegevens en voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVG") en we verwerken uw persoonsgegevens enkel op basis van wettelijke voorschriften of als de betrokkene een verklaring van instemming heeft gegeven.

In deze informatie inzake gegevensbescherming delen we u mee welke gegevens we van onze zakelijke partners verwerken. In het kader van deze informatie inzake gegevensbescherming wordt verstaan onder 'zakelijke partners': ondernemingen, functies of personen met wie we geen contractuele relatie hebben met betrekking tot de levering van onze goederen of de verlening van diensten, maar met wie we niettemin zakelijke contacten en relaties onderhouden. Deze zakelijke contacten kunnen worden gebruikt om regelmatig of in geïsoleerde gevallen informatie over goederen en diensten te verschaffen. Zakelijke partners zijn voor ons o.a. aannemers van openbare en particuliere werken, projectontwikkelaars, beleggers, architecten, bouwingenieurs, bouwvakkers en erkende deskundigen die betrokken zijn bij bouw- of andere projecten waarvoor onze producten en diensten relevant kunnen zijn (“projecten”).

I. Wie staat in voor het verwerken van persoonsgegevens?

De beheerder die instaat voor de verwerking van persoonsgegevens is URSA Benelux bvba, Pitantiestraat 127, T 056 73 84 84, E. ursa.be@ursa.com. Enige verwijzing naar “wij” of “ons” in deze informatie over gegevensbescherming is een verwijzing naar de voornoemde entiteit.

Onze gegevensverwerkingscoördinator is bereikbaar op de voornoemde wijzen of via privacy@ursa.com.

II.Welke gegevens verwerken we?

In het kader van onze zakelijke activiteit, met name voor informatie over onze producten en diensten, verwerken we gegevens van onze zakelijke partners. Voor zover deze gegevens de mogelijkheid bieden om conclusies te trekken over een natuurlijke persoon (bijvoorbeeld als we informatie verwerken over individuele ondernemers als zakelijke partners), zijn dit persoonsgegevens. Ongeacht de rechtsvorm van onze zakelijke partners verwerken we ook gegevens met betrekking tot de contactpersonen die namens onze zakelijke partners optreden.

Gelieve deze informatie over gegevensbescherming ter beschikking te stellen van de personen in uw organisatie die betrokken zijn bij de zakelijke relatie met ons ("contactpersonen")

Basisgegevens: We verwerken bepaalde algemene gegevens met betrekking tot onze zakelijke partners en de contactpersonen, evenals de zakelijke relatie met ons, gezamenlijk “basisgegevens” genoemd. Onder basisgegevens vallen

alle informatie over onze zakelijke partners die we zelf of via derden kunnen verkrijgen uit openbaar beschikbare bronnen over onze zakelijke partners (zoals naam, adres, overige contactgegevens en informatie over projecten waarbij de respectieve zakelijke partner betrokken is);
de door u of, indien van toepassing, door derden die voor u werken via een contactpersoon aan ons verschafte informatie (zoals de gegevens op een aan ons verstrekt visitekaartje en de aan ons op een andere wijze verschafte informatie, zoals telefonisch of tijdens een vergadering); en
alle gegevens die we verzamelen en verwerken in verband met het aangaan van de zakelijke relatie (bv. de gegevens van de aangegane overeenkomsten).

Prestatiegegevens:
We verwerken tijdens een zakelijke relatie verzamelde persoonsgegevens op een andere manier dan basisgegevens louter bij te werken en dat noemen we “prestatiegegevens”. Onder prestatiegegevens vallen

informatie over de activiteiten van onze zakelijke partners (bv. projecten waarbij onze zakelijke partners zijn betrokken), die we zelf of via derden uit openbaar beschikbare bronnen kunnen verkrijgen;
informatie over de activiteit van onze zakelijke partners, door hen of door derden die met hen werken - eventueel via een contactpersoon - aan ons meegedeeld.
Informatie over de geplande of uitgevoerde projecten met de deelneming van de respectieve zakelijke partners met betrekking tot onze producten en diensten of de producten en diensten van derden.

III. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken basis-, prestatie- en gebruiksgegevens voor de tenuitvoerlegging van de contractuele relaties met onze klanten en voor precontractuele maatregelen uit hoofde van artikel 6 lid 1 b) AVG. Ongeacht de rechtsvorm van onze klanten verwerken we basis- en prestatiegegevens met betrekking tot één of meerdere contactpersonen omwille van ons gerechtvaardigd belang in de tenuitvoerlegging van de zakelijke relatie uit hoofde van artikel 6 lid 1 f) AVG.

We kunnen basis-, prestatie- en gebruiksgegevens ook verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan we onderhevig zijn; deze verwerking is gebaseerd op artikel 6 lid 1 c) AVG. Onder wettelijke verplichtingen kan met name vallen de verplichte bekendmaking van persoonsgegevens aan de belastingdienst en andere autoriteiten.

Voor zover nodig verwerken we uw persoonsgegevens (naast de verwerking voor de doeleinden van de zakelijke relatie of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen) voor de doeleinden van onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van een derde uit hoofde van artikel 6 lid 1 f) AVG. Onder gerechtvaardigde belangen kunnen vallen

interne administratieprocessen voor klantgegevens op groepsniveau
het indienen van of de verdediging tegen rechtsvorderingen
de preventie en het onderzoek van misdrijven
het handhaven van de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen
het handhaven van de veiligheid van onze bedrijfsruimtes en infrastructuurbeheer en verdere ontwikkeling van onze bedrijfsactiviteit, m.i.v. risicobeheer

Als we een natuurlijke persoon de mogelijkheid bieden om een verklaring van instemming met de verwerking van persoonsgegevens af te leggen, verwerken we de persoonsgegevens die onder de instemming vallen voor de in deze instemming vermelde doeleinden uit hoofde van artikel 6 lid 1 a) AVG.

Gelieve er rekening mee te houden dat

deze verklaring van instemming vrijwillig is;
het niet doen van een verklaring van instemming of het intrekken van een instemming niettemin gevolgen kan hebben en we u van dergelijke gevolgen op de hoogte zullen stellen voordat u de mogelijkheid krijgt een verklaring van instemming af te leggen;
u uw instemming te allen tijde en met uitwerking voor de toekomst kunt intrekken, bv. door ons via gewone post, fax of e-mail een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming verstrekte contactgegevens.

IV. Is het verplicht persoonsgegevens te verschaffen?

Gelieve tevens rekening te houden met ons advies over het recht op bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens om gerechtvaardigde belangen vrij te stellen in lid IX.

Als we aanvullende gegevens verzamelen, zullen we aangeven of het verstrekken van dergelijke informatie gebaseerd is op een wettelijke of contractuele verplichting, of nodig is voor de tenuitvoerlegging van een overeenkomst. We geven doorgaans aan welke informatie vrijwillig kan worden verschaft en noch op een wettelijke of contractuele verplichting is gebaseerd, noch nodig is voor de doeleinden van een overeenkomst.

V. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden doorgaans binnen onze onderneming verwerkt. Afhankelijk van de categorieën persoonsgegevens krijgen enkel specifieke afdelingen / diensten toegang tot uw persoonsgegevens. Onder dergelijke diensten vallen met name de [#Afdeling Verkoop#] en – indien gegevens via onze IT-infrastructuur worden verwerkt – tevens onze IT-afdeling. Op basis van een concept van rollen-/ rechtenbeheer, blijft de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot de functies en het toepassingsgebied die nodig zijn voor het respectieve doel van de verwerking.

Indien en voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten onze onderneming. Onder dergelijke externe ontvangers vallen

aangesloten ondernemingen binnen de Xella-groep, waaraan we persoonsgegevens kunnen overdragen met het oog op de interne administratie van werknemersgegevens;
andere zakelijke partners aan wie we persoonsgegevens kunnen doorgeven om de rechtmatige belangen vrij te stellen van de zakelijke partners op wie de doorgegeven gegevens betrekking hebben;
dienstverleners die – uit hoofde van afzonderlijke overeenkomsten met ons – bepaalde diensten verlenen, mogelijk met inbegrip van het verwerken van persoonsgegevens, samen met goedgekeurde onderaannemers van onze dienstverleners;
privaat- of publiekrechtelijke instanties, voor zover we verplicht zijn uw persoonsgegevens over te dragen uit hoofde van een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn;

VI. Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

In de loop van onze zakelijke relatie maken we doorgaans geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (met inbegrip van profilering) in de zin van artikel 22 AVG. Als we in de toekomst dergelijke processen toepassen, zullen de betrokkenen hiervan afzonderlijk op de hoogte gesteld worden in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften.

VII.Worden er gegevens overgedragen aan landen buiten de EU / de EER?

Persoonsgegevens worden enkel binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt; we hebben niet de bedoeling persoonsgegevens over te dragen aan andere landen ("derde landen").

VIII. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Zelfs zonder een gerechtvaardigd belang kunnen we de gegevens blijven bewaren als dit wettelijk verplicht is (bv. om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht). We wissen zelfs persoonsgegevens zonder dat de betrokkene iets onderneemt zodra hun verdere bewaring niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens werden verzameld of anderszins werden verwerkt, of indien hun verdere bewaring anderszins niet wettelijk is toegestaan.

In het algemeen worden basisgegevens en de in de loop van de zakelijke relatie aanvullende verzamelde gegevens minstens tot aan het einde van de respectieve zakelijke relatie bijgehouden. De gegevens worden in elk geval verwijderd als de doelen van de verzameling of verwerking zijn verwezenlijkt. Dit kan na de beëindiging van de zakelijke relatie met ons zijn. Indien persoonsgegevens moeten worden bewaard om aan een wettelijke verplichting te voldoen, worden dergelijke gegevens bijgehouden tot aan het einde van de respectieve bewaringstermijn. Indien persoonsgegevens enkel worden verwerkt om aan een wettelijke bewaringsplicht te voldoen, wordt de toegang tot dergelijke gegevens doorgaans beperkt zodat de gegevens enkel toegankelijk zijn wanneer dit nodig blijkt om aan de bewaringsplicht te voldoen.

IX.Welke rechten heeft een betrokkene?

Recht van bezwaar overeenkomstig Art. 21 AVG

Een betrokkene heeft te allen tijde en om redenen die voortvloeien uit zijn of haar specifieke situatie het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonlijke gegevens uit hoofde van Artikel 6 (1) (e) of (f) AVG; dit geldt ook voor profilering gebaseerd op deze bepalingen. Bij een dergelijk bezwaar verwerken we niet langer de persoonsgegevens met betrekking tot die persoon, tenzij we dwingende rechtmatige redenen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of de verwerking dient om rechtsvorderingen te doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen.

Wanneer we persoonsgegevens verwerken voor directe-reclamedoeleinden, hebt u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor de doeleinden van dergelijke reclame; dit geldt ook voor profilering voor zover dit verband houdt met dergelijke direct mail. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking voor directe-marketingdoeleinden, worden uw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden verwerkt.

Een betrokkene kan

- inzage van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 15 AVG;

- rechtzetting van onjuiste persoonsgegevens verzoeken, artikel 16 AVG;

- de verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 17 AVG;

- de beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens verzoeken, artikel 18 AVG;

- het recht tot gegevensoverdracht uitoefenen, artikel 20 AVG;

- zich verzetten tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, artikel 21 AVG;

In het geval van verdere vragen, kan de betrokkene ook contact opnemen met onze gegevensbeschermingsmedewerker.

Bovendien heeft de betrokkene het recht om bij de bevoegde toezichthoudende instantie een klacht in te dienen met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens, artikel 77 AVG.

Verwerking van werknemersgegevens

We verbinden ons tot het beschermen van uw persoonsgegevens en voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVGB") en we verwerken uw persoonsgegevens enkel op basis van wettelijke voorschriften, uw arbeidsovereenkomst, onze rechtmatige belangen of als u een verklaring van instemming hebt gegeven.

In deze gegevensbeschermingsverklaring lichten we toe welke informatie (met inbegrip van persoonsgegevens) we verwerken met betrekking tot uw arbeidsrelatie.

I. Wie staat in voor het verwerken van persoonsgegevens?

De beheerder die instaat voor het verwerken van persoonsgegevens is Ursa Benelux bvba, Pitantiestraat 127, 8792 Desselgem, België als uw werkgever. Enige verwijzing naar “wij” of “ons” in deze informatie over gegevensbescherming is een verwijzing naar de voornoemde entiteit.

Onze gegevensverwerkings coördinator is bereikbaar op de voornoemde wijzen of via privacy@ursa.com.

II. Welke gegevens verwerken we?

Voor de tenuitvoerlegging van uw arbeidsrelatie moeten persoonsgegevens worden verwerkt:

Basisgegevens: We verwerken bepaalde algemene gegevens met betrekking tot uw persoon en uw arbeidsrelatie met ons, gezamenlijk “basisgegevens” genoemd. Onder basisgegevens vallen:

alle gegevens die u ons verschaft tijdens het aanwervingsproces of die we van u vroegen (bv. geslacht, voornaam, familienaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, nummer identiteitskaart/paspoort, sociale zekerheidsnummer en informatie over uw opleiding en vorige tewerkstelling;

alle bewaarde gegevens met betrekking tot onze indienstnemingsbeslissing (met name de gegevens van uw arbeidsovereenkomst en informatie over uw functie en anciënniteit in onze organisatie).

Prestatiegegevens: We verwerken persoonsgegevens verzameld tijdens uw tewerkstelling op een andere wijze dan uw basisgegevens louter bij te werken en dat noemen we “prestatiegegevens”. Onder prestatiegegevens vallen:

Gegevens met betrekking tot de uitvoering van uw taken als werknemer, zoals uw werk-/afwezigheidstijden, vaardigheden en de beoordeling van uw prestaties, indien van toepassing;

Gegevens over onze tenuitvoerlegging van de arbeidsrelatie, zoals onze betalingen aan u of andere voordelen of vergoedingen, bankgegevens, bijdragegrondslagen, of door u betaalde/namens u betaalbare belastingen of bijdragen;

Persoonsgegevens die ons in de loop van uw tewerkstelling worden verschaft, hetzij door u actief of op ons verzoek, hetzij door derden (met name overheidsinstanties zoals sociale-verzekeringsinstellingen of (belastings)autoriteiten). Hieronder kan informatie vallen met betrekking tot ziekteverlof, zwangerschap, de geboorte van een kind, zwangerschapsverlof, invaliditeit, een huwelijk of vergelijkbare veranderingen in de burgerlijke staat.

Gebruiksgegevens: We verwerken persoonsgegevens verzameld in de loop van uw tewerkstelling naar aanleiding van het gebruik dat u van onze bedrijfsinfrastructuur maakt. Onder gebruiksgegevens vallen:

Gegevens met betrekking tot het gebruik dat u van onze informatietechnologie-infrastructuur maakt (zoals uw zakelijke e-mailaccount, internettoegang, vaste en mobiele diensten - data en gesprekken - of andere toepassingen, programma’s of toestellen die tot uw beschikking worden gesteld);

Gegevens met betrekking tot het gebruik dat u maakt van andere bedrijfsinfrastructuur zoals infrastructuur die gebruikersgegevens verzamelt bij toegang door een werknemer, zoals onderling verbonden apparatuur of tijdsbeheertoepassingen.

Onder de voornoemde gegevenscategorieën kunnen speciale categorieën persoonsgegevens vallen in de zin van artikel 9.1 AVGB, met name

a) Gezondheidsgegevens (bv. de informatie over uw arbeidsongeschiktheid wegens ziekte, of telkens er een claim is op grond van de afgesloten verzekeringspolissen om de werknemers te verzekeren);

b) Vakbondslidmaatschapsgegevens (enkel als deze informatie door u wordt verstrekt); en

c) Biometrische gegevens - foto's - (enkel als deze informatie door u wordt verstrekt).

III. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken basis-, prestatie- en gebruiksgegevens voor de tenuitvoerlegging van uw arbeidsrelatie met ons uit hoofde van artikel 6 (b) AVGB.

We kunnen basis-, prestatie- en gebruiksgegevens ook verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan we onderhevig zijn; deze verwerking is gebaseerd op artikel 6 (c) AVGB. Onder wettelijke verplichtingen kunnen met name vallen: deverplichte bekendmaking van persoonsgegevens aan sociale-verzekeringsinstellingen en (belastings)autoriteiten, samen met algemene verplichte bewaringsbepalingen.

Voor zover nodig verwerken we uw persoonsgegevens (naast verwerking voor de doeleinden van de arbeidsrelatie of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen) voor de doeleinden van onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van een derde uit hoofde van artikel 6 (f) AVGB. Onder gerechtvaardigde belangen kunnen vallen:

interne administratieprocessen voor werknemersgegevens op groepsniveau;
het indienen van of de verdediging tegen rechtsvorderingen;
de preventie en het onderzoek van misdrijven;
het handhaven van de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen;
het handhaven van de veiligheid van onze bedrijfsruimtes en infrastructuur;
het beheer en de verdere ontwikkeling van onze bedrijfsactiviteiten met inbegrip van risicobeheer,

g) kosten en personeelsbezetting bij de afdeling Personeelszaken;

h) de invulling van vacatures, het bevorderen van werknemers of het beheer van geografische en functionele mobiliteit;

i) om subsidies en gesubsidieerde financiering van de beschikbare openbare hulplijnen te verkrijgen; en

j) wervings- en loopbaanontwikkelingsprocessen.

Als de in het bovenstaande punt II vermelde gegevenscategorieën speciale categorieën persoonsgegevens omvatten (bv. gezondheidsgegevens, vakbondslidmaatschapsgegevens of biometrische gegevens), verwerken we deze om te voldoen aan de verplichtingen op het gebied van de wetgeving inzake tewerkstelling, sociale zekerheid en sociale bescherming uit hoofde van artikel 9.2 b AVGB; op basis van uw openbaarmaking van de gegevens overeenkomstig artikel 9.2. (e) GDPR; of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims op basis van artikel 9.2 (f) GDPR.

Als we - tijdens het aanwervingsproces of in de loop van de tewerkstelling - de mogelijkheid bieden om een verklaring van instemming met de verwerking van persoonsgegevens te doen, verwerken we de persoonsgegevens die onder uw instemming vallen voor de in deze instemming vermelde doeleinden uit hoofde van artikel 6, 1 a) AVGB. Als de instemming betrekking heeft op speciale categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens), is de verwerking gebaseerd op artikel 9, 2 (a) AVGB.

Gelieve er rekening mee te houden dat

de verklaring van uw instemming steeds vrijwillig is en noch de verklaring van instemming nog een latere intrekking van uw instemming negatieve gevolgen heeft voor de tenuitvoerlegging van uw arbeidsrelatie;
het niet doen van een verklaring van instemming of het intrekken van een instemming niettemin gevolgen kan hebben, en we u van dergelijke gevolgen op de hoogte zullen stellen voordat u de mogelijkheid krijgt om een verklaring van instemming te doen;
u uw instemming te allen tijde en met uitwerking voor de toekomst kunt intrekken, bv. door ons via gewone post, fax of e-mail een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze informatie over gegevensbescherming verstrekte contactgegevens.

IV. Bent u verplicht om gegevens te verschaffen?

Het verschaffen van de in het bovenstaande punt II vermelde basis-, prestatie- en gebruiksgegevens is nodig om een arbeidsrelatie met ons aan te gaan en te onderhouden, tenzij anders aangegeven vóór of tijdens het verzamelen van de gegevens. Als u deze gegevens niet verschaft, kunnen we geen arbeidsrelatie met u aangaan of onderhouden.

Als we aanvullende gegevens van u verzamelen, laten we u weten of het verstrekken van dergelijke informatie gebaseerd is op een wettelijke of contractuele verplichting of dat deze nodig is voor de tenuitvoerlegging van een overeenkomst (met name uw arbeidsovereenkomst). We geven doorgaans aan welke informatie vrijwillig kan worden verschaft en noch op een wettelijke of contractuele verplichting is gebaseerd, noch nodig is voor de doeleinden van een overeenkomst.

V. Wie verkrijgt of heeft toegang tot uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden doorgaans binnen onze onderneming verwerkt. Afhankelijk van de categorieën persoonsgegevens krijgen enkel specifieke afdelingen / diensten toegang tot uw persoonsgegevens. Onder dergelijke diensten vallen met name de HR-afdeling, uw leidinggevenden, de juridische afdeling in geval van vaststelling van of verdediging tegen een recht in rechte en – indien gegevens worden verwerkt via onze IT-infrastructuur – eveneens onze IT-afdeling. Op basis van een concept van rollen- / rechtenbeheer, blijft de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot de functies en het toepassingsgebied nodig voor het respectieve doel van de verwerking.

Indien en voor zover wettelijk toegestaan, kunnen we uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten onze onderneming. Onder dergelijke externe ontvangers vallen:

aangesloten ondernemingen binnen de Xella-groep, waaraan we persoonsgegevens kunnen overdragen de interne administratie van werknemersgegevens;
dienstverleners die – uit hoofde van afzonderlijke overeenkomsten met ons – bepaalde diensten verlenen, mogelijk met inbegrip van het verwerken van persoonsgegevens, samen met goedgekeurde onderaannemers van onze dienstverleners;
privaat- of publiekrechtelijke instanties, voor zover we verplicht zijn uw persoonsgegevens over te dragen uit hoofde van een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn;
zakelijke partners, voor zover de overdracht van persoonsgegevens (bv. uw zakelijke contactgegevens) nodig is voor de tenuitvoerlegging van uw arbeidsrelatie met ons.

VI. Maken we gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

In de loop van het aanwervingsproces en de arbeidsrelatie maken we geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (met inbegrip van profilering) zoals bedoeld in artikel 22 AVGB. Als we in de toekomst dergelijke processen toepassen, zullen we u afzonderlijk op de hoogte stellen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften.

VII. Worden gegevens overgedragen aan landen buiten de EU / de EER?

Uw persoonsgegevens worden over het algemeen enkel binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte verwerkt; we hebben niet de bedoeling om uw persoonsgegevens aan andere landen ("derde landen") over te dragen, behalve voor het testen van applicaties en het onderhoud van de servers van de externe serviceprovider die uw salarisadministratie beheert.

In deze uitzonderlijke gevallen waarin we uw persoonsgegevens ook aan "derde landen" overdragen, waarborgen deze landen niet noodzakelijkerwijs een adequaat niveau van gegevensbescherming dat vergelijkbaar is met het niveau in de de Europese Unie.

Voordat uw persoonsgegevens aan een dergelijk derde land worden overgedragen, passen we gepaste veiligheidsmaatregelen toe om het nodige niveau van gegevensbescherming bij de ontvanger of in het land van de ontvanger te waarborgen. Onder gepaste maatregelen kan met name vallen een besluit van de Europese Commissie waarbij het beschermingsniveau van het land passend wordt verklaard. We kunnen ook persoonsgegevens overdragen op basis van de EU-modelclausules of - in het geval van ontvangers in de V.S. - de naleving van de principes van het "EU-VS-privacyschild".

Op verzoek verstrekken we aanvullende informatie over de gepaste of geschikte veiligheidsmaatregelen; onze contactgegevens zijn te vinden op de eerste pagina van deze gegevensbeschermingsverklaring. Informatie over de entiteiten die onder het EU-VS-privacyschild vallen, is ook te vinden op www.privacyshield.gov/list.

VIII. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Doorgaans bewaren we persoonsgegevens zolang we een gerechtvaardigd belang hebben in het bijhouden van dergelijke gegevens en prevaleren de belangen van de betrokkenen in het afzien van verdere verwerking niet.

Zelfs zonder een gerechtvaardigd belang kunnen we de gegevens blijven bewaren als dit wettelijk verplicht is (bv. om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht). We wissen zelfs zonder dat u iets onderneemt uw persoonsgegevens zodra verdere bewaring niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of anderszins werden verwerkt, of indien verdere bewaring anderszins niet door de wet is toegestaan.

In het algemeen worden uw basisgegevens en de aanvullende gegevens die in de loop van uw tewerkstelling worden verzameld minstens tot aan het einde van uw tewerkstelling bijgehouden. De gegevens worden in elk geval verwijderd als de doelen van de verzameling of verwerking zijn verwezenlijkt. Dit kan na de beëindiging van uw arbeidsrelatie met ons zijn. Indien persoonsgegevens moeten worden bewaard om te voldoen aan een wettelijke verplichting, worden dergelijke gegevens bijgehouden tot aan het einde van de respectieve bewaringstermijn. Indien persoonsgegevens enkel worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke bewaringsplicht, wordt de toegang tot dergelijke gegevens doorgaans beperkt zodat de gegevens enkel toegankelijk zijn wanneer dit nodig is om te voldoen aan de bewaringsplicht.

IX. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Als betrokkene kunt u

toegang tot uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 15 AVGB;
rechtzetting van onjuiste persoonsgegevens verzoeken, artikel 16 AVGB;
de verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 17 AVGB;
de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens verzoeken, artikel 18 AVGB;
uw recht tot gegevensportabiliteit uitoefenen, artikel 20 AVGB;
u verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, artikel 21 AVGB.

De voornoemde rechten kunnen t.a.v. ons worden uitgeoefend, bv. door ons een kennisgeving te bezorgen via de op de eerste pagina van deze gegevensbeschermingsverklaring verstrekte contactgegevens.

In het geval van verdere vragen, kunt u ook contact opnemen met onze gegevensbeschermingsmedewerker.

Bovendien hebt u het recht om bij de bevoegde toezichthoudende instantie een klacht in te dienen met betrekking tot de behandeling van uw persoonsgegevens, artikel 77 AVGB.